Já passou pela sua cabeça o trabalho de organizar um evento? Ou você que já organizou eventos, lembra-se de toda a correria para planejar a entrega de fornecedores, sincronizar a chegada de palestrantes e convidados, montar toda escala do staff e ainda entregar a melhor experiência possível para seu público? 

 

Não é novidade que a adrenalina corre na veia de organizadores de eventos presenciais e eventos digitais, principalmente nas proximidades da realização de suas produções. São meses e meses de trabalho árduo para resultar em uma experiência única e incrível para públicos dos mais diferentes tamanhos. É um resultado pontual que vale o esforço de todo um ano de trabalho. Mas, e para eventos virtuais? Você sabe como funciona a dinâmica de planejamento e organização de um evento digital? Não? Então acompanhe as dicas que nosso CEO, Matheus Jacobsen, depois de realizar dezenas de eventos, separou e preparou especialmente para você. 

 

1. Planejamento

O primeiro passo para você garantir o sucesso de seu evento digital é um planejamento prévio muito bem organizado, antecipado e preparado para quaisquer condições. E aqui fica o nosso alerta para quem acha que evento digital pode ser planejado em menos de uma semana, pois com pouco tempo você não consegue prestar atenção em detalhes que são cruciais para a experiência de seu público, convidados e apoiadores. 

Agora com um trabalho bem menor em relação a um evento presencial, com os eventos digitais, você ainda deve se preocupar com a logística de seus convidados e palestrantes, quais ferramentas você irá utilizar e porquê, quem será seu público e como sua estratégia de marketing irá funcionar para entregar a mensagem certa. Com o planejamento prévio dessas atividades, você assegura que seu evento digital está preparado para ser executado com maestria.

 

2. Entenda seu evento

Antes de sair por aí realizando eventos digitais, é muito importante que você para refletir sobre a temática que você irá abordar, o quanto ela é impactante e importante para seu público, defina qual será seu público-alvo e o porquê esse público irá se interessar pelo seu evento, defina quais são seus objetivos com o evento. Uma pergunta muito importante que todo organizador deve se fazer antes mesmo de montar o planejamento de seu evento é: qual resultado eu quero atingir no meu pós evento? 

Independente se o resultado que você busque seja relacionada a aumentar a venda de seus expositores, ter um NPS elevado pelo nível de entrega da experiência para seus participantes ou fomentar uma discussão que é de suma importância para nossa realidade, você deve ter em mente que suas metas e objetivos devem guiar todas as ações de seu evento. Um evento com objetivo claro é um evento com ROI e ROO mais alto.

 

3. Equipe à seu favor

Aqui na Kosmos, nós vemos uma quantidade enorme de organizadores que querem realizar seus eventos digitais por conta própria, acreditando ser uma tarefa simples (risos). No entanto, você já deve ter percebido que um evento digital necessita de uma mão de obra qualificada para sua execução e, por isso, contar com uma equipe talentosa é um grande diferencial. Busque complementar suas habilidades com pontos que você não possui tanta familiaridade através de pessoas competentes e que estão dispostas a encarar essa loucura que é realizar um evento com você.

 

4. Divulgue bem suas informações

Uma das principais reclamações de participantes de eventos digitais está relacionada à falta de informações claras sobre como o evento irá funcionar, quais serão os canais de divulgação, como será a dinâmica durante o dia de evento e até mesmo a emissão de certificados no pós evento. Você, como organizador, deve garantir que todas as informações relacionadas a seu evento não fiquem apenas em seu roadmap de ações, mas que cheguem ao público de uma forma simples, objetiva e clara. Assim, seu staff possui menos trabalho durante a realização do evento e seu público pode aproveitar toda experiência por completo.

 

5. Tecnologia & Ferramentas

A transformação digital do setor de eventos tão abrupta pela pandemia do Covid-19 é um dos casos claros de que nós necessitamos empregar as tecnologias e diversas ferramentas existentes no mercado a nosso favor, não para substituir o evento presencial, mas sim ampliar nossos horizontes e nossas possibilidades.Para isso, você conta com a Kosmos! Com uma poderosa plataforma para a realização de seu evento digital ou híbrido, realizamos toda a estruturação de um evento em uma imersão totalmente em 3D, com navegação livre, de alta performance e com opções para todos os orçamentos

 

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6. Esteja preparado

Esse é um conselho que serve para qualquer modalidade de evento que você esteja realizando. Esteja preparado! Imprevistos são coisas extremamente normais para quem realiza eventos, é um dos convidados que se atrasou pelo trânsito, a internet do palestrante que não está das melhores, algumas pessoas que esqueceram de pagar seu ingresso e assim vai. Por isso, esteja com sua equipe alinhada e pronta para atender todas essas casualidades, lidar com calma e resolver os problemas com muita criatividade e prontidão. 

 

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